Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Off Grid Supply B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor haar webshop en dienstverlening. Je bereikt ons via [email protected], 040 209 2324 of Steenoven 6D, 5626 DK Eindhoven, Nederland. Vermeld bij een verzoek bij voorkeur “Privacyvraag” als onderwerp.

Welke gegevens gebruiken we en waarom?

• Bestelling en levering: naam, contactgegevens, factuur- en afleveradres, bestelde producten en betalingsstatus zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren.
• Advies en service: de informatie uit je aanvraag, ordergegevens, productmodel, serienummer en eventuele foto’s gebruiken we om je vraag of serviceverzoek te behandelen. Stuur alleen informatie die daarvoor relevant is.
• Administratie: factuur- en transactiegegevens verwerken we om aan fiscale en administratieve verplichtingen te voldoen.
• Account: als je een account gebruikt, verwerken we de daarvoor verstrekte gegevens om je toegang te geven en je aankopen te beheren.
• Website en beveiliging: technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie en loggegevens, kunnen nodig zijn om de website te laten functioneren, misbruik te voorkomen en storingen te onderzoeken. Deze gegevens kunnen persoonsgegevens zijn.
• Nieuwsbrief en marketing: daarvoor gebruiken we contactgegevens en, waar van toepassing, informatie over het gebruik van onze berichten. Toestemming vragen we wanneer die vereist is. Afmelden voor de nieuwsbrief kan via de afmeldlink of door contact op te nemen; dit verhindert het ontvangen van noodzakelijke bestel- of serviceberichten niet.

Showroomafspraken

Bij een afspraakaanvraag bewaren we je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, voorkeursmoment, productinteresse en bericht. We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te beoordelen, de afspraak af te stemmen en je per e-mail te informeren. De aanvraag en afhandeling zijn zichtbaar voor bevoegde medewerkers in onze backoffice. Voor het beperken van misbruik wordt ook een afgeleide, gehashte waarde van je IP-adres verwerkt.

OGSbot en contact met een medewerker

OGSbot is onze AI-assistent. Voor een automatisch antwoord worden je chatbericht, relevante gesprekscontext en productinformatie door OpenAI verwerkt. Gebruik de chat voor product- en servicevragen en deel geen wachtwoorden, betaalcodes of andere gevoelige gegevens. Als een medewerker het gesprek overneemt, kan die het gesprek lezen en beantwoorden. Als je om opvolging vraagt, gebruiken we de daarvoor verstrekte contactgegevens en het gesprek om je verder te helpen. Je kunt ook rechtstreeks mailen of bellen.

Een chatgesprek en een daaropvolgend e-mail- of servicedossier zijn verschillende registraties. Voor het bewaren van een vervolgverzoek gelden het doel van de afhandeling en de hieronder beschreven bewaartermijnen.

Op welke grondslag?

Wij verwerken gegevens voor de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, op basis van toestemming waar die nodig is, of wegens een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging en het behandelen van vragen en geschillen. Bij een gerechtvaardigd belang wegen we onze belangen af tegen jouw privacybelangen. Je kunt bezwaar maken. Toestemming kun je intrekken; dat verandert niet de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.

Met wie worden gegevens gedeeld?

Voor onze dienstverlening werken we met leveranciers voor webshopsoftware en hosting, e-mail en nieuwsbrieven, betalingsverwerking, vervoer, administratie en eventueel reviews. Zij ontvangen gegevens die voor hun taak nodig zijn. In onze dienstverlening gebruiken we onder meer PrestaShop voor de webshop, Hostnet voor e-mail, Mollie voor betalingen en Exact Online voor administratie. Een softwareleverancier krijgt niet alleen door het gebruik van zijn software automatisch toegang tot alle klantgegevens.

Voor het aanmaken en afhandelen van zendingen gebruiken we Sendcloud. Daarvoor delen we de benodigde bestel-, bezorg- en contactgegevens met Sendcloud en de betrokken vervoerder. Bij een servicevraag kan het nodig zijn relevante product- en klachtgegevens met de fabrikant of servicepartner te delen. Bij een bestelling via een extern verkoopplatform ontvangen we de gegevens die nodig zijn om die bestelling uit te voeren.

Met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, maken we afspraken over de verwerking en beveiliging. Sommige partijen, zoals betaalproviders, hebben daarnaast eigen wettelijke taken en een eigen privacyverklaring. Vraag ons gerust welke partijen bij jouw bestelling of aanvraag betrokken zijn. Wij verkopen je persoonsgegevens niet. Gegevens kunnen ook worden verstrekt als wij daar wettelijk toe verplicht zijn.

Cookies en gegevens buiten de EER

De webshop gebruikt functionele technieken om bijvoorbeeld de winkelwagen en sessie te laten werken. Voor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare tracking waarvoor toestemming vereist is, hoort vooraf een keuze te worden aangeboden. Instellingen voor cookies in je browser kunnen invloed hebben op de werking van de webshop.

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor zover dit gebeurt, moeten daarvoor passende waarborgen gelden, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of goedgekeurde contractuele afspraken. Je kunt ons vragen naar de waarborgen die voor jouw gegevensverwerking gelden.

Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigde reden, zoals een lopende garantiezaak of geschil, langer bewaren vereist. Factuur- en administratieve basisgegevens bewaren we in beginsel zeven jaar; voor bepaalde fiscale regelingen kan een langere termijn gelden.

Een verzoek om verwijdering betekent daarom niet automatisch dat ook een factuur of een lopend servicedossier direct kan worden verwijderd. We leggen bij de beoordeling uit welke gegevens we nog moeten bewaren en waarom.

Jouw rechten en een verzoek indienen

Je kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van gegevens, voor zover het betreffende recht van toepassing is. Ook kun je bezwaar maken of eerder gegeven toestemming intrekken. Mail je verzoek naar [email protected]. Deel geen onnodige identiteitsgegevens; als verificatie nodig is, stemmen we een passende manier af.

We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is of er veel verzoeken zijn, kan de wettelijke termijn worden verlengd; in dat geval informeren we je binnen die eerste maand. Ben je niet tevreden over de verwerking van je gegevens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Veiligheid en wijzigingen

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen en beperken toegang tot wie die nodig heeft. Geef ons geen wachtwoorden, verificatiecodes of volledige betaalkaartgegevens door.

Als onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert, passen we deze verklaring aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je waar dat nodig is. Deze tekst is bijgewerkt op 31-10-2026.

Liever persoonlijk contact?

Leg je vraag voor aan Off Grid Supply. Vermeld bij een bestaande aankoop je ordernummer en de volledige productnaam.

Mail je vraag Bel 040 209 2324